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高效激励:如何在有限时间做更多的事

【导语】:如果懂得利用时间和安排任务的窍门,你就会发现自己不但完成了清单上所有的事情,甚至还额外多做了一些。

  高效激励技能能改善拖延症,在有限的时间做更多事。如果懂得利用时间和安排任务的窍门,你就会发现自己不但完成了清单上所有的事情,甚至还额外多做了一些。究竟是什么样的窍门可以实现高效激励,在有限的时间里完成更多的事情呢?一起来看一下吧。

  高效激励技能

      1、聪明使用工作效率高的那段时间。

  每个人在一天当中都会有一段工作效率极高、能够承担更高压力任务的时间。你的任务就是找到这段时间。要做到这一点,你可以采取“试验”的方法。每天的工作时 间通常可以分为六大块儿,分别是早晨、上午、中午、下午、中下午,及下班前。从你的任务清单上挑选几项你打心眼儿里不愿意做的事情,然后再安排不同的时间 段去完成这些任务。

  对于每项任务的进展要进行快速记录,同时也记录下来在工作时保持积极心态的难易程度。你会发现,会有几个时间段比较适合处理这样的工作。比如说有的人可能会发现自己在早晨和上午的时候工作效率最高,有时候在下班前也能进入比较积极的工作状态。

  一旦你发现了自己工作状态比较好的时间段,就可以聪明地加以利用了。尽量避免在这些时间段内安排会议,而是要利用这些时间抓紧处理你不喜欢做但是又非常重要的事情。对了,还要提醒你的是,为了保证效率,千万不要打开你的电子邮箱哦。而这也是我们接下来要说的问题。

  高效激励技能2、关闭电脑或信箱的新邮件提示功能。

  你肯定知道这是什么意思。提示音、弹出提示框,这些只会分散你的注意力。即便你会故意忽视掉这些提示,但你还是知道了有新邮件到来,这个念头会不时跳出来诱 惑你,让你无法顺畅地工作。为了不耽误正常工作的进行,同时也能兼顾电子邮件的回复,你可以在一天中固定的几个时候查看邮件。比如说在早上效率最高的时间 段结束后可以查看一次,然后午饭后查看一次,最后在下班前三十分钟再查看一次。

  利用这个方法,一天下来你不仅会为自己完成了那么多事情而感到吃惊,还会神奇地发现,你接到的电子邮件也少了许多。如果你持续不断地查看邮件,那么你的信箱可能会像一个来来回回的交战地带;但如果你一天只查看几次,它就会显得和平多了。

  高效激励技能3、休息一下。

  即便只是绕着写字间停车场快走几分钟,或是去楼下喝杯咖啡,你的大脑和身体也会得到很好的休息。研究显示,那些会在工作中抽空休息一下的人往往能够提高工作效率和生产率。所以,为什么不让自己稍稍轻松一下呢?你会完成更多任务的。

  高效激励技能4、把大型的综合性任务分成几个小型的特定任务。

  就像上司要求你“有条理地工作”一样,大型的综合性任务也常常让人毫无头绪。玛利亚受邀进行一次大型演讲,她就是采取了这种方法,出色地完成了工作。让我们看看她是怎么做的。

  如果玛利亚仅仅把“准备演讲”这件事卸载任务清单上,那么她很可能会盯着这个项目无从下手。所以她拿出了几张纸,给这次演讲列出了提纲。接着根据演讲日期, 她给提纲中的每一条规定了准备的时间。这样,在玛利亚的任务清单上就出现了跟提纲一致的多项任务清单。所以现在呈现在玛利亚面前的就不再试一个庞大的海市 蜃楼似的项目了。她的头一天的任务是“写演讲简介”,这样谁都知道该从哪里入手。

  对于你来说,如果也遇到了和玛利亚一样毫无头绪的大项目,就可以试着将其分成容易掌控、操作的小任务,这样目标就会更容易达成。

  高效激励技能5、要求最后期限。

  不知道你有没有注意到,当一项任务被规定了最后期限的时候,要比那些没有时间限制的任务更容易完成。这是因为,最后期限会让你在脑子里有个清晰的念头,该在这项任务投入什么样的精力,以及要以什么样的紧张去完成它。

  举个例子来说,如果上司要求你做一个关于上个季度公司各种数据的报告,那么你最好弄清楚他希望什么时间拿到这份报告。这份报告的是否应当安排在你今天待做事项的首位?或者你可以每天弄一点,在下个礼拜之前弄完就成呢?

  高效激励技能6、放弃完美主义的念头。

  完成任务的最大敌人就是完美主义。无论你做什么样的工作,永远都会有改进、调整,或是编辑的空间。但是这些真的有必要吗?这是你要问自己的问题。如果你在某 项任务中工作得非常努力,而且也为自己的努力感到骄傲,这是不是就说明你完成得足够好呢?拿这篇文章来说,作者可以编辑十五次,但是在经过前三遍修改之 后,后面的那些微小改变大概除了作者之外也没人能看得出来。

  如果你真的很想提高自己的工作效率,那么就划掉任务清单上这个星期已经做完了的工作,不要把下个星期的时间再浪费在这件事上了。你得放弃心中事事要求完美的想法,才能尽量高效地完成更多的事情。

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